Im Bereich der Rechnungsstellung kommt es im Rahmen von E-Rechnungen und Compliance-Anforderungen zu gewissen Herausforderungen für kleine und mittelständische Unternehmen. Gründer müssen sich mit diesen Herausforderungen auseinandersetzen, um rechtliche sowie finanzielle Risiken auf ein Minimum reduzieren zu können.

Warum E-Rechnungen für KMU so wichtig sind

Eine E-Rechnung ist ein elektronisches Dokument, welches dafür sorgt, dass der Austausch von Rechnungsdaten zwischen Unternehmen unkompliziert vonstattengeht. Für kleine und mittelständische Unternehmen führen E-Rechnungen zu entsprechenden Effizienzsteigerungen, weil Rechnungen auf diese Weise einfacher erstellt, versendet sowie empfangen werden können. Zudem bieten E-Rechnungen gewisse Automatisierungsmöglichkeiten, da die Rechnungen digital vorliegen und so von einer geeigneten Software bereits vorausgefüllt werden können. Das reduziert manuell durchzuführende Prozesse und wirkt sich positiv auf die Fehleranfälligkeit aus, da es unter anderem zu keinen Tippfehlern kommen kann. Dementsprechend haben Mitarbeiter mehr Zeit, um sich auf strategische Aufgaben zu konzentrieren.

Rechtliche Aspekte

Auch wenn es aktuell noch keine Pflicht zur Nutzung von elektronischen Rechnungen gibt, sollten sich Gründer trotzdem unbedingt mit diesem Thema auseinandersetzen. Grund hierfür sind nicht nur die Effizienzgewinne, sondern auch die Tatsache, dass das Wachstumschancengesetz vorsieht, dass der Einsatz von elektronischen Rechnungen ab dem 1. Januar 2025 im B2B-Bereich verpflichtend sein soll. Eine solche Pflicht gibt es bereits, allerdings greift diese aktuell nur, wenn es zum Austausch von Rechnungen mit öffentlichen Einrichtungen kommt – wie einer Behörde. In Zukunft könnten auch Kleinunternehmer dazu verpflichtet werden, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen.

Compliance Anforderungen erfüllen

Da kleine und mittelständische Unternehmen in der Regel nur über beschränkte finanzielle Mittel verfügen, kann die Erfüllung von Compliance Anforderungen eine große Herausforderung darstellen. Grundsätzlich versteht man unter dem Begriff Compliance die Einhaltung von Gesetzen und Regularien. Somit umfasst der Begriff unter anderem die Berücksichtigung von Datenschutzbestimmungen. Zudem darf es zu keinen Preisabsprachen oder Bestechungen kommen, da dies gesetzlich untersagt ist. Aber auch Regularien, die sich das KMU selbst auferlegt hat, fallen unter die Compliance Anforderungen. Hierzu zählen:

  • Statuten
  • Richtlinien
  • Verträge

Darum sollten KMU ein Compliance-Management-System nutzen

Grundsätzlich gilt, dass kleine und mittelständische Unternehmen weniger umfangreichen Compliance-Bestimmungen unterliegen als große Konzerne. Trotzdem sollte ein Compliance-Management-System zum Einsatz kommen. Dieses kann dabei unterstützen, Fehlverhalten zu vermeiden und zur Förderung von integrem Verhalten beitragen. Zudem lassen sich durch den Einsatz eines solchen Systems geeignete Maßnahmen treffen, falls Compliance-Anforderungen nicht eingehalten werden.

Zukünftige Trends und Entwicklungen

Es gibt einige Trends und Entwicklungen, die sich entscheidend auf die Art und Weise, wie Rechnungen erstellt, versendet und empfangen werden, auswirken können.

Einsatz künstlicher Intelligenz

Die künstliche Intelligenz (KI) dringt in immer mehr Lebensbereiche vor und macht auch vor der Rechnungsstellung nicht Halt. Kleine und mittelständische Unternehmen können KI nutzen, um ihre Effizienz zu steigern, indem sie Rechnungsprozesse automatisieren. KI-Systeme spielen bereits jetzt eine Rolle. In Zukunft werden sie bei entsprechenden Verbesserungen bei der maschinellen Lernfähigkeit aber aller Voraussicht nach eine noch größere Rolle einnehmen. Mithilfe solcher Systeme ist eine automatische Analyse, Verarbeitung sowie Einpflegung in das verwendete Buchhaltungssystem möglich.

Fokus auf Datenschutz

Immer mehr sensible Daten werden online gespeichert, sodass der Datenschutz auch zukünftig von großer Bedeutung sein wird. Es ist davon auszugehen, dass in Zukunft noch strengere Zugriffskontrollen erfolgen werden, um die Sicherheit von wichtigen Kundendaten gewährleisten zu können.  Zudem dürfte vermehrt verschlüsselte Kommunikation zum Einsatz kommen.

Integration von E-Rechnungen

Ein Trend besteht in der Integration von E-Rechnungen in unternehmensinterne Systeme. In Zukunft können die verschiedenen Systeme und Plattformen, zu denen unter anderem Buchhaltungssoftware gehört, noch besser miteinander verknüpft werden, was zu einer Optimierung von Prozessen und einer signifikanten Steigerung der Effizienz führen dürfte. 

Nutzung von Blockchain-Technologie

Die Blockchain-Technologie verfügt über enormes Potenzial und könnte dafür genutzt werden, um die Sicherheit von E-Rechnungen zu erhöhen. Die Blockchain ist dezentral und sicher vor Manipulationen, was eine transparente sowie sichere Abwicklung von Transaktionen gewährleisten kann. Hierfür bedarf es keiner zentralen Institution. Dementsprechend könnte es in Zukunft dazu kommen, dass hauptsächlich E-Rechnungen zum Einsatz kommen, die auf der Blockchain-Technologie basieren. Auf diese Weise können Datenmanipulationen und Betrug verhindert werden.