In der Vergangenheit haben Unternehmen ausschließlich auf traditionelle Desktop-Lösungen gesetzt, bevor es zur Entwicklung von Cloud-basierten Buchhaltungssoftwares kam. Dementsprechend stellt sich für Firmen in der heutigen Zeit die Frage, welche der beiden Optionen sinnvoller ist und mit welchen Vor- und Nachteilen die Entscheidung für eine Cloud-basierte Buchhaltungssoftware einhergeht.

Unterschiede zwischen Desktop-Lösungen und Cloud-basierter Buchhaltungssoftware

Ein großer Unterschied zwischen Buchhaltungssoftwares, die auf der Cloud basieren, und traditionellen Desktop-Lösungen besteht darin, dass die entsprechende Software bei einer Desktop-Lösung lokal auf einem Rechner innerhalb der Firma installiert wird. Dabei können nur solche Geräte auf die Software zugreifen, auf denen diese zuvor installiert wurde. Das bedeutet, dass sich das Unternehmen selbst mit der Installation sowie dem Betrieb der Buchhaltungssoftware auseinandersetzen und die hierfür erforderlichen Server bereitstellen muss. Bei einer Cloud-basierten Buchhaltungssoftware hingegen wird keine Bereitstellung von Servern erforderlich, da die Server des jeweiligen Softwareanbieters verwendet werden, um auf dessen Software zuzugreifen. Das führt dazu, dass Nutzer der Software weltweiten Zugriff auf die Buchhaltungssoftware haben, sofern sie über eine Internetverbindung verfügen.

Vorteile einer traditionellen Desktop-Lösung

Der Einsatz einer traditionellen Desktop-Lösung ist nur für Unternehmen zu empfehlen, die über das erforderliche Kapital verfügen, da die Bereitstellung der Server nur mit gewissen finanziellen Mitteln möglich ist. Ein großer Vorteil besteht darin, dass kein Zugriff auf eine Internetverbindung bestehen muss, da die Software auf dem jeweiligen Gerät installiert ist. Für das Herunterladen von Updates ist dabei eine Internetverbindung erforderlich. Die Variante ist dennoch insbesondere dann besonders nützlich, wenn in der Region der Firma keine zuverlässige Internetverbindung hergestellt werden kann. Zudem verfügen Firmen bei dieser Lösung über ein größeres Maß an Datenkontrolle, was sich positiv auf die Sicherheit auswirkt, da sich die Daten auf dem eigenen Server befinden und nicht auf dem eines Drittanbieters.

Ein weiterer Vorteil besteht in der höheren Geschwindigkeit bezüglich der Datenverarbeitung, die dadurch entstehen kann, dass sämtliche Daten lokal verarbeitet werden. In der Regel kommt es bei Desktop-Lösungen zur Erhebung einer einmaligen Lizenzgebühr, die langfristig günstiger ausfallen kann als ein Abo-Modell bei einem Cloudanbieter.

Nachteile der Desktop-Lösung

Die Desktop-Lösung geht allerdings auch mit gewissen Nachteilen einher, zu denen eine limitierte Zugänglichkeit gehört. Diese ist dadurch bedingt, dass nur von bestimmten Geräten aus auf die Daten zugegriffen werden kann, auf denen die Software auch tatsächlich installiert ist. Dies kann sich negativ auf Mobilität und Flexibilität auswirken, sodass Unternehmen dies unbedingt berücksichtigen sollten. Zudem müssen Unternehmen, die auf eine Desktop-Lösung setzen, mit höheren IT-Anforderungen rechnen, da sowohl die lokale Installation als auch die Wartung der Software ein gewisses Know-how voraussetzt.

Vorteile der Cloud-basierten Buchhaltungssoftware

Ein signifikanter Vorteil von Cloud-basierten Buchhaltungssoftwares besteht in der hohen Flexibilität sowie Mobilität, die mit dieser Lösung einhergeht. Nutzer können von jedem Gerät aus auf die Daten zugreifen, sofern eine stabile Internetverbindung besteht. Dies ermöglicht eine effiziente Zusammenarbeit von Mitarbeitern einer Firma, unabhängig davon, an welchem Standort diese sich aufhalten. Die Investitionen fallen im Vergleich zur Desktop-Lösung geringer aus, da weder eine Installation der Software noch eine Wartung erforderlich ist. Das liegt daran, dass sich der Anbieter der Cloud-Buchhaltungslösung hierum kümmert, was die Nutzung einer Cloud-basierten Buchhaltungssoftware auch für kleine und mittelständische Unternehmen attraktiv macht. Diese können sich zudem ohne eigenes Zutun auf eine gewisse Datensicherheit verlassen, da der Anbieter automatische Aktualisierungen vornimmt. Weiterhin lässt sich eine solche Software in der Regel bei Unternehmenswachstum an die gestiegenen Anforderungen anpassen, sodass Firmen mit der Software skalieren können.

Nachteile von Cloud-basierten Buchhaltungslösungen

Ein Nachteil von Cloud-basierten Buchhaltungslösungen besteht darin, dass durch den Einsatz derselben laufende Kosten in Form von monatlichen Abonnementgebühren anfallen, die es zu berücksichtigen gilt. Zudem sind Nutzer der Cloud-Buchhaltungssoftware von einer zuverlässigen Internetverbindung abhängig, da ohne eine solche kein Zugriff auf die Software besteht. Hinsichtlich der Datensicherheit sind Firmen von den Maßnahmen des Anbieters abhängig, da sich dieser um den Betrieb der Server kümmert, auf denen die Software läuft.

Auswirkungen auf Schnittstellen zu Kunden und Banken

Besonders wichtig für Unternehmen sind Schnittstellen zu Kunden, weil diese großen Einfluss auf die Servicequalität haben können, indem sie einen effizienten Kundenservice fördern. In diesem Bereich sind Cloud-Lösungen in der Regel vorteilhaft. Sie ermöglichen eine einfache Integration von Kundenbeziehungsmanagement-Tools sowie Kundenportalen, wobei Echtzeitinformationen bereitgestellt werden können. Traditionelle Desktop-Lösungen weisen in dieser Hinsicht zwar eine geringere Flexibilität auf, bieten allerdings die Möglichkeit, genau auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens zugeschnittene Lösungen zu entwickeln.

Auch bei Schnittstellen zu Banken sind Cloud-basierte Buchhaltungssoftwares äußerst nützlich, weil sie in der Regel über automatisierte Schnittstellen zu Banken verfügen, welche die Übermittlung sowie Verarbeitung von Transaktionsdaten in Echtzeit erlauben. Das wiederum wirkt sich positiv auf die Digitalisierung im Bankwesen aus. Zudem verringert sich die Fehleranfälligkeit bei der Datenübertragung zwischen Banken und dem Buchhaltungssystem, da ein automatischer Abgleich erfolgt. Der Einsatz einer Desktop-Lösung macht die Implementierung einer Schnittstelle zu Banken erforderlich, die allerdings oftmals zu manuellen oder halbautomatischen Prozessen führen, die weniger effizient sind.